Xu hướng chuyển đổi từ hóa đơn giấy thành hóa đơn điện tử gây ra lúng túng khi kế toán xác định tính hợp lệ, giá trị pháp lý. Việc nhận biết đòi hỏi sự chính xác để tiết kiệm thời gian, tránh những ảnh hưởng liên quan đến tài chính doanh nghiệp. Hãy cùng ACAC Academy tìm hiểu cách nhận biết hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ qua bài viết dưới đây nhé!
Nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ
Hóa đơn điện tử đầu vào là loại HĐĐT được lưu trữ dạng dữ liệu điện tử. Và được bên bán hoặc bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ lập. Được sử dụng để ghi nhận thông tin:
- Thông tin mua bán hàng hóa, dịch vụ
- Thông tin chữ ký số, chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Điều kiện quy định hóa đơn điện tử hợp lệ
Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định, HĐĐT hợp lệ phải thỏa mãn đồng thời điều kiện sau:
- Tính toàn vẹn của các thông tin trong HĐĐT .Chính là yêu cầu các thông tin phải đầy đủ và chưa từng bị thay đổi.
- Thông tin được được lưu trữ có thể truy cập hoặc sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần.
Tiêu chí đánh giá hợp lệ
Cũng giống như hóa đơn giấy, HĐĐT hợp lệ được đánh giá theo tiêu chí sau:
- Thông tin hóa đơn: Bao gồm các mẫu số, ký hiệu hoá đơn hay ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
- Thông tin người bán gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
- Thông tin người mua gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế ( nếu có)
- STT, Tên hàng hoá hay dịch vụ, Đơn vị tính (ĐVT), Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
- Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
- Tiền hàng bằng chữ
- Người mua hàng, người bán hàng
- Ký và đóng dấu của người bán hàng
Ngoài ra, Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính, ngoài nhưng thông tin cơ bản trên, cần có thêm các chỉ tiêu sau:
- Bản thể hiện HĐĐT
- HĐĐT không có liên
- Ký hiệu số Serial
- Chữ ký điện tử
- Mẫu HĐĐT hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
- Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.
Một số lưu ý khác
HĐĐT phải được thể hiện rõ ràng bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Nếu yêu cầu cần ghi thêm ngôn ngữ khác thì ngôn ngữ này sẽ được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc có thể đặt ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Hiện nay, theo quy định thì doanh nghiệp kinh doanh có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn mà không yêu cầu chữ ký điện tử của người mua. Dấu của người bán sử dụng trong các trường hợp sau: hóa đơn điện – nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông hay hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.
Hóa đơn điện tử không hợp pháp
Hóa đơn điện tử không hợp pháp là những hóa đơn không đáp ứng quy định trên. Hoặc những HĐĐT thuộc vào các trường hợp được quy định tại khoản 9, khoản 10 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP sau:
- Đơn vị sử dụng HĐĐT khi không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
- Đơn vị gửi HĐĐT khi chưa có mã của cơ quan thuế , đối với trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế;
- Đơn vị gửi HĐĐT cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế sau khi có thông báo ngừng sử dụng HĐĐT.
- Ngoài ra Sử dụng HĐĐT bất hợp pháp là việc lập khống HĐĐT;
- Tự ý dùng HĐĐT của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác;
- Lập HĐĐT phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh;
- Hay dùng HĐĐT quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.
Trên đây là cách nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ, không hợp lệ mà ACAC Academy tổng hợp chia sẻ. Hy vọng có thể giúp các bạn nắm rõ và dễ dàng tra cứu khi có nhu cầu. Nếu bạn cần tư vấn hoặc có thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi qua:
CÔNG TY CỔ PHẦN ACAC ACADEMY
Fanpage: ACAC Academy – Học viện đào tạo kế toán thực chiến
Fanpage chuyên gia: Chuyên gia Ms. Hòa Lê
Link đăng ký: Khóa học kế toán thực chiến
