Hiện nay, hóa đơn điện tử đang thay thế hóa đơn giấy với những ưu điểm về sự tiện lợi và hiệu quả mà nó mang lại. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về hóa đơn điện tử cũng như cách đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 thông qua bài viết dưới đây nhé
Tìm hiểu chung về hóa đơn điện tử
Theo Điều 3 của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:
- Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu điện tử về hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
- HĐĐT được khởi tạo, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoạt động trên hệ thống máy tính của tổ chức được cấp phép theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử
Hiện nay, HĐĐT được lập theo thông lệ quốc tế được quy định bởi pháp luật bao gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu: Gồm các loại hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng. Một số loại hoá đơn khác như: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, các chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Bạn cần chú ý một số nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
Xác định số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và được sắp xếp theo trình tự thời gian. Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất. HĐĐT sẽ có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời điều kiện sau:
- Có sự tin cậy và đảm bảo về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT. Ngoại trừ những thay đổi về hình thức phát sinh, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT
- Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Một số thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử cần lưu ý
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123
Để đăng ký sử dụng HĐĐT đúng chuẩn theo Nghị Định 123, các bạn sẽ làm theo 2 bước sau:
Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan thuế.
Đầu tiên bạn cần truy cập vào hoadondientu.gdt.vov.vn – cổng TTĐT của tổng cục Thuế. Sau đó điền vào tờ khai đăng kí sử dụng HĐĐT bao gồm: Tên người nộp thuế – MST – Cơ quan thuế quản lý – Địa chỉ + SĐT liên hệ ….
Tiếp theo, bạn cần lựa chọn hình thức của hóa đơn là có hay không có mã của cơ quan thuế hay. Tiếp tục lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT và loại hóa đơn sử dụng. Một số loại hóa đơn cần chú ý:
- Hóa đơn GTGT
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn bán tài sản công
- Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
- Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn
- Các loại hóa đơn khác
Cuối cùng, bạn điền danh sách chứng thư số sử dụng, đăng kí ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có). Hoàn thành đầy đủ thông tin ngày tháng năm và kí tên người nộp thuế.
Bước 2: Chờ kết quả đăng kí HĐĐT
Đầu tiên, Cổng TTĐT Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử theo địa chỉ thư điện tử đã đăng kí với cơ quan thuế về việc tiếp nhận đăng kí sử dụng HĐĐT.
Sau đó khoảng thời gian 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT của đơn vị đăng kí. Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho DN về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.
Nếu được chấp nhận thì doanh nghiệp có thể tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo nghị định 123. Còn nếu không được chấp nhận thì doanh nghiệp phải điều chỉnh và gửi bổ sung theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Lưu ý về HĐĐT có mã và HĐĐT không mã
- HĐĐT không có mã của cơ quan thuế. Đây là loại HĐĐT do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. Hoặc có thể là hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
- HĐĐT có mã của cơ quan thuế. Đây là loại HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa. Có thể là trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Việc được cấp mã hay không phụ thuộc vào đối tượng doanh nghiệp được cấp theo quy định.
Trên đây là những huớng dẫn đăng ký chi tiết hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Hy vọng những thông tin trên có thể giúp bạn thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn. Hãy liên hệ với chúng tôi hoặc đăng ký ngay theo thông tin sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN ACAC ACADEMY
Fanpage: ACAC Academy – Học viện đào tạo kế toán thực chiến
Fanpage chuyên gia: Chuyên gia Ms. Hòa Lê
Link đăng ký: Khóa học kế toán thực chiến
